Nid oes angen i chi wneud Cwyn Ffurfiol o reidrwydd. Mae yna ffyrdd eraill o leisio'ch barn a allai fod yn fwy priodol.

Yn aml iawn, gallwch chi ddatrys y mater sy'n eich gwneud chi'n anhapus trwy gael sgwrs gyflym gyda'r person iawn. Gallech gysylltu ag Arweinydd eich Rhaglen neu'ch Tiwtor Modiwl yn uniongyrchol, a gofyn a allech chi siarad am eich pryderon gyda nhw. Mae'n debygol y byddant yn fwy agored i adborth nag y byddech chi’n meddwl, ac, os yw'n fater na allan nhw eu hunain ei ddatrys, mae’n bosib y byddant yn gwybod pwy all wneud hynny.

Fodd bynnag, cofiwch fod eich darlithwyr yn bobl hefyd - efallai y byddan nhw'n teimlo'n sensitif am feirniadaeth uniongyrchol. Darllenwch ein cynghorion isod ar sut i eirio'ch pryderon yn anffurfiol. Os ydych chi eisiau ysgrifennu drafft o sut rydych chi'n bwriadu codi'ch pryderon, mae croeso i chi hefyd gysylltu â ni am adborth.

Efallai y byddwch chi'n amau bod pobl eraill ar y cwrs yn rhannu’r un pryderon. Os felly, dyma beth yw pwrpas eich Cynrychiolydd Cwrs! Maent yn mynychu cyfarfodydd gydag Arweinydd eich Rhaglen a'r tîm sy'n rhedeg eich cwrs, ac felly gallant godi'r pryderon hyn yn uniongyrchol. Os nad ydych yn siŵr pwy yw eich Cynrychiolydd Cwrs, dylai Arweinydd eich Rhaglen allu dweud wrthych - neu gallwch gysylltu â studentvoice@uwtsd.ac.uk i gael hyd i’r wybodaeth yma.

Mae'n arferol teimlo'n anghyfforddus wrth geisio cyflwyno newyddion drwg, neu ddweud rhywbeth beirniadol am rywun - yn enwedig os yw'r unigolyn hwnnw mewn swydd o awdurdod, fel aelod o staff y Brifysgol. Dyma rai cynghorion i'ch helpu chi roi trefn ar eich syniadau:

• Dechreuwch trwy ei gwneud yn glir mai eich nod yw dod o hyd i ddatrysiadau. Rydych chi'n cysylltu â nhw er mwyn bod yn adeiladol, nid i fod yn negyddol nac i frifo teimladau unrhyw un. Os gallwch chi gynnwys rhywbeth canmoliaethus am y derbynnydd (“Rydw i wedi mwynhau mynychu eich seminarau’r semester hwn”), yna gorau oll.

• Fodd bynnag, peidiwch â gor-ymddiheuro. Nid oes angen i chi ddweud, “Mae'n ddrwg gen i orfod dweud hyn”. Os yw'n ddigon pwysig i'w ddweud, yna dydych chi ddim yn gwneud unrhyw beth o'i le trwy ei ddweud. Yn hytrach, mae dweud rhywbeth fel “Rwy’n gwerthfawrogi bod hon yn sgwrs anodd i ni ei chael” a “Byddwn yn croesawu’r cyfle i drafod hyn gyda chi a dod i ddealltwriaeth” yn cydnabod teimladau’r derbynnydd, heb wneud i chi swnio’n oddefol.

• Cadwch at y ffeithiau. Beth ddigwyddodd? (Neu, beth sydd wedi cael ei addo, ond na ddigwyddodd?) Pryd? Â phwy mae hyn yn ymwneud?

• Dylech osgoi ‘gormodiaith’ - geiriau fel 'byth' a 'bob amser'. Er enghraifft, os nad yw'ch darlithydd wedi ymateb i dri e-bost rydych chi wedi'u hanfon, nodwch hynny'n ffeithiol (a rhowch y dyddiadau). Mae dweud “Fe wnes i e-bostio ar 23/03, 27/03 a 30/03, ond ni chefais ymateb” yn llawer mwy effeithiol (ac yn anoddach ei wadu) na “Rydych chi bob amser yn anwybyddu pob un e-bost rwyf yn ei anfon.”

• Yn yr un modd, ceisiwch osgoi iaith 'emosiynol' - geiriau sydd â'r nod o sbarduno emosiynau cryf. Os ydych chi'n dweud “Rwy'n teimlo bod yr hyn rydych chi'n ei ddweud yn hollol ffiaidd”, mae'ch darlithydd yn debygol o ymateb yn amddiffynnol. Mewn cyferbyniad, os ydych chi'n cyfeirio at yr hyn a ddywedwyd, ac yn ychwanegu, “Roeddwn i'n teimlo bod hyn yn ansensitif, oherwydd ...”, bydd eich darlithydd yn gallu deall eich safbwynt yn well - ac yn fwy tebygol o gydnabod eich pryderon.

• Byddwch yn glir ynghylch y canlyniad y byddech chi’n hoffi ei weld. Ydych chi'n chwilio am ddatrysiad penodol i'r broblem? Cyfarfod wyneb-yn-wyneb? Ymddiheuriad? Neu ydych chi ddim yn chwilio am unrhyw ganlyniad penodol - dim ond y cyfle i roi eich teimladau ar gof a chadw? (Os ydych chi am gael iawndal ariannol yn unig, yn gyffredinol mae'n well mynd yn syth at Gŵyn Ffurfiol).

• Yn olaf - os ydych chi'n rhoi eich meddyliau mewn e-bost, darllenwch yr hyn rydych chi wedi'i ysgrifennu cyn i chi bwyso 'send'. Sut fyddech chi'n teimlo pe byddech chi'n derbyn hwn? Os oes ymadroddion neu frawddegau sy’n ymddangos, yn ôl pob tebyg, yn rhy llym, nid yw'n barod i'w anfon.

Mae croeso i chi hefyd gysylltu â ni am fwy o gyngor ac arweiniad ar sut i fynegi eich meddyliau mewn geiriau.

Os ydych chi wedi ceisio codi'ch pryderon yn 'anffurfiol', trwy fynd at yr aelod o staff y Brifysgol dan sylw’n uniongyrchol, y cam nesaf fyddai gwneud Cwyn Ffurfiol.

Pan fyddwch yn gwneud Cwyn Ffurfiol, bydd y Swyddfa Academaidd yn ymchwilio i'ch pryderon. Mae'r Swyddfa Academaidd ar wahân i unrhyw un o Athrofeydd neu adrannau gwasanaeth y Brifysgol, felly gallant ymchwilio i'r ffeithiau yn ddiduedd.

Fel rhan o'u hymchwiliad, bydd y Swyddfa Academaidd yn ysgrifennu at yr Athrofa neu at yr adran wasanaeth rydych chi'n gwneud y Gŵyn amdani, i gael eu hochr nhw o'r stori, cyn dod i benderfyniad.

Os yw'r Swyddfa Academaidd yn cytuno bod eich Cwyn yn ddilys, ac yn ei 'chadarnhau', byddant yn argymell Canlyniad a fyddai’n mynd i'r afael â'r sefyllfa. Efallai y bydd y Canlyniad hwn yr un fath â'r Canlyniad rydych chi wedi gofyn amdano, ond gall fod yn wahanol.

I wneud Cwyn Ffurfiol, bydd angen i chi lenwi Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08, y gallwch ei lawrlwytho yma. Os ydych chi'n ystyried gwneud Cwyn Ffurfiol, mae croeso i chi gysylltu â ni i drafod eich sefyllfa a gofyn cwestiynau ynghylch eich cyflwyniad.

Mae fel arfer o fantais i bawb os ydych chi’n ceisio datrys y mater yn anffurfiol yn gyntaf. Mae'r rhan fwyaf ohonom wedi cael y profiad o rywun yn cwyno amdanom wrth rywun arall, sy'n ein gadael yn pendroni, “Pam na wnaethoch chi ddweud hynny wrthyf i yn y lle cyntaf? Gallwn i fod wedi gwneud rhywbeth yn ei gylch! ” Yn ogystal, mae'r broses o gyflwyno Cwyn Ffurfiol yn cymryd llawer mwy o amser na sgwrs gyflym â'r person iawn.

Mewn gwirionedd, mae un rhan o Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08 - 'Manylion gweithdrefnau anffurfiol' - yn gofyn i chi amlinellu pa gamau rydych chi eisoes wedi'u cymryd i ddatrys y mater. Fel arfer, bydd y Swyddfa Academaidd yn disgwyl gweld eich bod wedi ceisio datrys pethau cyn troi atynt, a byddant am wybod pam nad oeddech yn fodlon â chanlyniad hyn.

Fodd bynnag, efallai bod gennych chi resymau da dros hepgor y cam anffurfiol. Er enghraifft, efallai bod yr unigolyn neu'r gwasanaeth rydych chi'n cwyno amdano wedi eich gadael chi'n teimlo dan fygythiad, neu mae'r syniad o gwrdd â nhw, neu ddechrau ar gadwyn o e-byst yn ôl ac ymlaen gyda nhw, yn gwneud i chi deimlo'n bryderus iawn. Yn yr achos hwn, gallai fod yn fwy priodol mynd yn syth i'r cam Cwyn Ffurfiol. Gallwch egluro pam ar y Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08.

Efallai y byddai'n gwneud synnwyr hefyd mynd yn syth at Gŵyn Ffurfiol os ydych chi'n anfodlon iawn ag Athrofa neu wasanaeth y Brifysgol ac yn ceisio iawndal ariannol. Mae hyn oherwydd nad oes gan staff darlithio a gwasanaethau (a'u rheolwyr llinell sydd un haen 'uwch eu pennau' yn y strwythur rheoli) y pŵer i ddyfarnu iawndal ariannol sylweddol beth bynnag.

Os ydych chi am roi un cynnig olaf ar y broses anffurfiol, mae’n bosib y bydd Undeb y Myfyrwyr yn gallu rhoi cymorth i chi trwy gysylltu â'r aelod staff rydych chi am ddatrys y mater gyda nhw (ond cofiwch, allwn ni ddim ‘chwifio ffon hud’ - efallai mai'r unig beth i'w wneud ar y pwynt hwn yw mynd am Gŵyn Ffurfiol). Mae hefyd yn bosib y byddwn ni’n gallu mynd gyda chi i gyfarfod. Os nad ydych yn siŵr a yw’n dal i fod werth rhoi cynnig ar y cam anffurfiol, neu os ydych yn sicr eich bod yn barod i fynd yn syth i'r cam Cwyn Ffurfiol, mae croeso i chi gysylltu â ni i drafod eich sefyllfa.

Gallwch chi lawrlwytho’r Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08 yma. Mae'n werth edrych ar Adran 14 o’r Polisi Cwynion Myfyrwyr cyn i chi fynd ati i lenwi’r ffurflen.

Mae’r rhan fwyaf o Dudalen 2 y ffurflen yn syml - does ond angen i chi lenwi'ch manylion personol, a dewis y 'Math o Gŵyn'. Peidiwch â rhoi gormod o feddwl i’r 'Math o Gŵyn' - ymchwilir i'ch Cwyn o hyd os nad yw’r opsiwn rydych chi wedi’i ddewis yr un mwyaf priodol o reidrwydd.

Tudalen 3 yw lle rydych chi'n rhoi manylion ynghylch eich pryderon. Po fwyaf penodol ydych chi, yr hawsaf yw hi i'r Swyddfa Academaidd ymchwilio i'ch Cwyn - ac felly, y mwyaf tebygol ydych chi o sicrhau’r canlyniad rydych chi'n dymuno ei gael. Dyma rai pwyntiau i'w cadw mewn cof wrth lenwi Tudalen 3 y ffurflen:

Cwyn yn erbyn

Cofiwch efallai na fydd y Swyddog Achosion o'r Swyddfa Academaidd yn adnabod eich darlithwyr yn bersonol, nac yn gwybod unrhyw beth am eich rhaglen. Rhowch enwau llawn (nid enwau cyntaf yn unig), y cod ar gyfer modiwlau a theitlau llawn y rhaglenni. Os yw'ch Cwyn yn erbyn adran wasanaeth ac nad ydych chi'n gwybod beth yw enw(au) yr unigolyn neu'r unigolion dan sylw, nodwch ym mha gampws y digwyddodd yr achos - mae gan y rhan fwyaf o adrannau gwasanaeth dimau gwahanol sy'n gweithio ar wahanol gampysau.

Manylion y gŵyn

Ysgrifennwch yr hyn a ddigwyddodd yn ôl trefn amser, o'r dechrau i'r diwedd. Rhowch ddyddiadau penodol, a chroesgyfeiriwch y rhain at eich tystiolaeth. Er enghraifft:

“Ar 22/03, dywedodd Dr Glyndŵr XX mewn darlith. Ar 23/03, anfonais e-bost at Dr Glyndŵr i nodi fy mod yn teimlo bod hyn yn sarhaus (cyf. tystiolaeth 1)… ”

Gallwch hefyd gyfeirio at ddogfennau neu bolisïau perthnasol y Brifysgol yma. Er enghraifft, os gallwch chi ddangos eich bod wedi cael addewid ynghylch gwasanaeth neu gyfle penodol i ddysgu am rywbeth yn Llawlyfr eich Rhaglen, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n dyfynnu'r adran berthnasol, gan nodi rhif y dudalen.

Gellir dod o hyd i lawer o bolisïau'r Brifysgol yn Llawlyfr Ansawdd Academaidd PCyDDS. Gall y rhain fod yn eithaf anodd eu dehongli, ac efallai na fyddwch yn siŵr a yw'r Brifysgol mewn gwirionedd wedi torri unrhyw un o'i hymrwymiadau neu ei rheoliadau ei hun. Mae gan Undeb y Myfyrwyr brofiad o ystod eang o Gwynion, felly mae croeso i chi gysylltwch â ni i gael cyngor ynghylch a allai unrhyw rai o reoliadau’r Brifysgol fod yn berthnasol i'ch achos.

Digwyddiad

Os nad yw'ch Cwyn yn ymwneud ag un digwyddiad, ond yn hytrach ei fod yn ymwneud â mater 'cyffredinol' dros gyfnod hirach o amser, nid oes angen i chi lenwi'r adran hon.

Fodd bynnag, os yw'n ymwneud ag un digwyddiad (neu fwy nag un digwyddiad penodol), gorau po fwyaf o fanylion y byddwch yn eu darparu yma. Atebwch y cwestiynau ffeithiol allweddol - beth ddigwyddodd, ble ddigwyddodd hyn, pryd y digwyddodd, a phwy oedd yn gysylltiedig â’r hyn a ddigwyddodd. A welodd unrhyw un y digwyddiad?

Mae’n bosib na fyddwch chi’n gallu darparu tystiolaeth ar gyfer popeth a ddigwyddodd. Er hynny, mae’n dal yn bwysig bod eich atgof o'r digwyddiad - sut rydych chi'n ei gofio - yn cael ei roi ‘ar gof a chadw’.

Tystiolaeth ategol

Rhestrwch hyn yn y drefn y cyfeiriwch ati yn eich datganiadau, a'i labelu'n glir fel y gall y Swyddog Achos ei groesgyfeirio. Er enghraifft:

1 - gohebiaeth e-bost rhyngof i a Dr. Glyndŵr, dyddiedig XX/XX/2021

2 - sgrin-lun o sgwrs ar Teams yn y grŵp seminar ar gyfer modiwl XX1001, dyddiedig XY/XX/2021 a.y.b.

Os yw'r rhain yn ddogfennau ar wahân, gwnewch yn siŵr bod y teitlau'n cyfateb i enwau'r ffeiliau.

Os oes tystiolaeth nad ydych wedi gallu cael gafael arni a'ch bod yn poeni am fethu'r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno'ch Cwyn, gallwch ei rhestru, a dweud pryd rydych chi'n disgwyl y bydd ar gael. Yna gallwch chi anfon y dystiolaeth ymlaen i'r Swyddfa Academaidd - aocases@uwtsd.ac.uk - pan fyddwch wedi cael gafael arni.

Fodd bynnag, os ydych dim ond yn nodi y bydd ar gael ar gais, ni fydd y Swyddfa Academaidd yn derbyn hyn. Cofiwch, mae'r broses Gwyno yn gosod y cyfrifoldeb arnoch chi i ddarparu'r dystiolaeth a 'phrofi' eich achos - dim ond ffeithiau rydych chi wedi eu cyfarwyddo i ymchwilio iddynt y gall y Swyddog Achos ymchwilio iddynt.

Ar Dudalen 4, gallwch nodi'r 'Canlyniad rydych chi am ei sicrhau'. Mae'n bwysig eich bod chi'n glir o ran beth rydych chi'n gofyn i'r Swyddfa Academaidd ei wneud ynglŷn â'ch Cwyn. Ydych chi am iddyn nhw gynnig iawndal ariannol? Ydych chi'n gofyn am ymddiheuriad gan rywun? Ydych chi'n gofyn i broses gael ei hadolygu?

Chi sydd i benderfynu beth rydych chi'n gofyn amdano, ond byddwch yn realistig. A yw'r hyn rydych chi'n gofyn am ddatrysiad 'teg' i'ch achos?

Cofiwch y gallai'r Swyddfa Academaidd 'gadarnhau' (h.y. cytuno â) eich Cwyn, ond yn dal i anghytuno â chi o ran y Canlyniad rydych chi am ei weld (efallai oherwydd eu bod yn credu na fyddai'r Canlyniad hwnnw’n datrys y broblem mewn gwirionedd, neu oherwydd mewn achosion tebyg maen nhw wedi cynnig llai na'r hyn rydych chi'n gofyn amdano). Yn yr achos hwn, gallent gynnig Canlyniad gwahanol i chi. Fodd bynnag, byddant yn sicr yn rhoi ystyriaeth i’r Canlyniad rydych chi’n dymuno ei sicrhau.

Tudalen 5 yw lle rydych chi'n dogfennu'r broses 'anffurfiol' - y camau rydych chi wedi'u cymryd i ddatrys y mater hyd yn hyn, cyn i chi benderfynu gwneud Cwyn Ffurfiol.

Mae rhan gyntaf yr adran hon yn gofyn â phwy rydych chi eisoes wedi trafod hyn. Cofiwch NAD yw hyn yn gofyn i chi a ydych chi wedi cael cyngor gan Undeb y Myfyrwyr - yn hytrach, mae'r Swyddfa Academaidd eisiau gwybod pa ddarlithwyr neu staff yn adran wasanaeth y Brifysgol sydd eisoes wedi bod yn gysylltiedig â’r mater sydd dan sylw, a beth oedd ganddyn nhw i’w ddweud am eich achos hyd yn hyn. (Wrth gwrs, os yw Undeb y Myfyrwyr wedi bod yn ymwneud â'r cam hwnnw, gallwch chi sôn am hynny.)

Mae'r dudalen hon hefyd yn gofyn am fanylion y 'datrysiad' a gynigiwyd - hynny yw, a gynigiwyd unrhyw beth i ddatrys y mater, neu a oedd yr aelod o staff y Brifysgol y bu i chi drafod hyn â nhw yn anghytuno â chi ac wedi gwrthod gweithredu mewn unrhyw ffordd.

Unwaith y byddwch chi wedi gorffen drafftio’r ffurflen, mae croeso i chi gysylltu â ni am adborth ac awgrymiadau ynghylch sut y gallwch gryfhau'ch Cwyn.

Pan fydd yn barod i'w chyflwyno, e-bostiwch y gŵyn i aocases@uwtsd.ac.uk, a gwnewch yn siŵr eich bod yn atodi'ch tystiolaeth (wedi'i labelu'n glir, wrth gwrs!) i'r un e-bost.

Mae Adran 14.3 o'r Polisi Cwynion Myfyrwyr yn nodi y dylech gyflwyno'ch Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08 cyn pen mis o'ch ymgais 'anffurfiol' i ddatrys y mater (h.y. o fewn mis i'r tro diwethaf i chi gwrdd ag aelod o staff y Brifysgol neu anfon e-bost atynt i siarad am eich pryderon). Mae'r Swyddfa Academaidd hefyd yn disgwyl i chi gyflwyno'ch Cwyn Ffurfiol cyn pen 6 mis ar ôl y digwyddiad neu'r digwyddiadau rydych chi'n cwyno amdanynt. Os oes mwy na 6 mis wedi mynd heibio, gallai fod yn anodd i bawb dan sylw gofio’r ffeithiau, a fyddai’n ei gwneud yn anoddach i’r Swyddfa Academaidd gynnal ymchwiliad teg.

Fodd bynnag, yn ymarferol, mae’n bosib y bydd y Swyddfa Academaidd yn dangos rhywfaint o hyblygrwydd o ran y terfyn amser hwn - hyd yn oed os yw ychydig yn hwyr, byddant fel arfer yn ystyried eich Cwyn Ffurfiol os ydych chi wedi codi pryderon sy'n werth ymchwilio iddynt.

Cyn i chi fwrw ymlaen â Chŵyn gan Grŵp: os yw hwn yn fater sy'n effeithio ar fyfyrwyr ar eich cwrs yn gyffredinol, gallai wneud mwy o synnwyr ei drafod gyda'ch Cynrychiolydd Cwrs. Maent yn mynychu cyfarfodydd gydag Arweinydd eich Rhaglen a'r tîm sy'n rhedeg eich cwrs, ac felly gallant godi'r pryderon hyn yn uniongyrchol. Os nad ydych yn siŵr pwy yw eich Cynrychiolydd Cwrs, dylai Arweinydd eich Rhaglen allu dweud wrthych - neu gallwch gysylltu â studentvoice@uwtsd.ac.uk i gael hyd i’r wybodaeth yma.

Nid oes unrhyw beth i'w golli trwy roi cynnig ar y llwybr hwn yn gyntaf - os na all eich Cynrychiolydd Cwrs eich helpu i sicrhau'r canlyniad yr ydych yn ei geisio, gallwch gyflwyno Cwyn Ffurfiol / Cwyn gan Grŵp o hyd.

Mae’n bosib i chi gyflwyno Cwyn gan Grŵp. Mae'r broses ar gyfer hyn yr un fath â Chwyn Ffurfiol 'arferol', ond gyda rhai camau ychwanegol.

Yn gyntaf, bydd angen i chi benodi rhywun i fod yn 'llefarydd'. Dyma'r person sy'n mynd ati i lenwi Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08 yn ei enw ei hun.

Nesaf, bydd angen i chi lawrlwytho'r Ffurflen Gydsynio Cwynion Grŵp yma. Ar y ffurflen hon, rhestrwch enwau a rhifau adnabyddiaeth pob myfyriwr sy'n 'cofrestru' ar gyfer y Gŵyn gan Grŵp.

Mae angen i bob myfyriwr sydd am fod yn rhan o'r Gŵyn gan Grŵp hefyd arwyddo'r Ffurflen Gydsynio ar gyfer Cwynion gan Grŵp. Mae dwy ffordd y gallant wneud hyn:

• Gallant NAILL AI lofnodi'r ffurflen yn gorfforol

• NEU (os ydyn nhw'n astudio ar-lein a / neu'n methu â chyfarfod yn gorfforol â'r lleill) gallant deipio eu henwau llawn yn y blwch 'Llofnod'. Yna mae angen iddynt anfon e-bost i aocases@uwtsd.ac.uk cyn pen 5 diwrnod ar ôl i'r 'llefarydd' gyflwyno Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08, gan nodi eu bod yn cefnogi'r Gŵyn gan Grŵp o dan eich enw chi. Mae angen iddynt wneud hyn o'u cyfrifon e-bost PCyDDS.

Cofiwch, os ydych chi’n cyflwyno Cwyn fel Grŵp, mae hyn yn golygu eich bod i gyd wedi cytuno ar gynnwys y Gŵyn, a byddwch yn cytuno i dderbyn neu wrthod y Canlyniad fel Grŵp.

Cysylltwch â ni os ydych chi am drafod a yw'r broses Cwyno fel Grŵp yn briodol i'ch sefyllfa chi, neu os ydych chi angen cymorth mwy cyffredinol i lunio eich Cwyn gan Grŵp.

Ar ôl i chi anfon y ffurflen i'r Swyddfa Academaidd, byddwch yn derbyn cydnabyddiaeth gan aocases@uwtsd.ac.uk yn cadarnhau eu bod wedi’i derbyn ac yn nodi'r dyddiad erbyn pryd y gallwch ddisgwyl Canlyniad. Mae hyn fel arfer 40 diwrnod ar ôl i'r Swyddfa Academaidd dderbyn y ffurflen - er ei bod weithiau'n cymryd mwy o amser (ac os felly, bydd y Swyddfa Academaidd yn ysgrifennu atoch yn esbonio pam).

Pan benodir y Swyddog Achos gan y Swyddfa Academaidd i ymchwilio, y peth cyntaf y byddant yn ei wneud yw adolygu eich datganiad a'ch tystiolaeth. Os nad ydych chi wedi ceisio datrys y mater yn 'anffurfiol' cyn cyflwyno'ch Cwyn Ffurfiol, efallai y bydd y Swyddog Achos yn gofyn i chi wneud hynny. Fodd bynnag, byddant fel arfer yn deall os ydych wedi ei gwneud yn glir ar eich Ffurflen Cwynion Ffurfiol Myfyrwyr SC08 bod rheswm da pam nad ydych chi wedi gallu gwneud hynny.

Mae hefyd yn bosib y bydd y Swyddog Achos yn cynnig cyfryngu fel dewis amgen yn hytrach na Chŵyn Ffurfiol. Gall hyn fod yn ffordd effeithiol o ddatrys problemau rhwng unigolion, ac mae gan y Brifysgol gyfryngwyr hyfforddedig ar ei staff. Fodd bynnag, ni all cyfryngu fod yn llwyddiant oni fydd pawb sy'n ymwneud â’ch achos wedi ymrwymo iddo ac yn awyddus iddo fod yn llwyddiannus - felly, os ydych chi'n teimlo nad yw cyfryngu'n briodol yn eich sefyllfa chi, does dim rhaid i chi ei dderbyn.

Fel rhan o'u hymchwiliad, gallai'r Swyddog Achos gysylltu ag aelodau staff mewn Athrofeydd neu adrannau gwasanaeth y Brifysgol i ofyn am eu hochr nhw o'r stori. Mae'n werth cofio nad yw'r broses fel arfer yn 'anhysbys' - oni bai eich bod chi'n rhoi rheswm penodol iawn am hynny i'r Swyddfa Academaidd, fel rheol bydd angen i Athrofa neu adran wasanaeth y Brifysgol wybod pwy gyflwynodd y Gŵyn er mwyn gallu canfod tystiolaeth benodol sy’n ymwneud â'ch achos.

Mae hefyd yn bosib y bydd y Swyddog Achos yn cysylltu â chi i egluro datganiadau rydych chi wedi'u gwneud ar y ffurflen (naill ai mewn cyfarfod, neu trwy e-bost) - felly cadwch lygad ar eich e-byst tra bod yr ymchwiliad yn mynd yn ei flaen.

Efallai y cewch eich gwahodd i fynychu Panel Cwynion, os yw'r Swyddog Achos yn credu bod eich achos yn gymhleth.

Os nad ydych chi, ar ôl 40 diwrnod, wedi derbyn diweddariad gan y Swyddfa Academaidd, e-bostiwch aocases@uwtsd.ac.uk i olrhain y mater.

Mae croeso i chi gysylltu â ni ar unrhyw adeg yn ystod ymchwiliad y Swyddfa Academaidd, os oes gennych chi gwestiynau am y broses, neu os nad ydych yn siŵr sut i ymateb i gwestiwn gan y Swyddog Achos (neu os ydych chi am gael cymorth wrth baratoi ar gyfer Panel Cwynion). Gallwch hefyd ddarllen mwy am sut mae'r cam hwn o'r weithdrefn Cwynion yn gweithio yn Adran 15 o'r Polisi Cwynion Myfyrwyr.

Os ydych chi'n anghytuno â'r Canlyniad, gallwch ofyn am Adolygiad o’r Canlyniad, trwy lenwi Ffurflen Adolygu Canlyniad SC11 (y gallwch chi ddod o hyd iddi yma) a'i hanfon i'r Swyddfa Academaidd - aocases@uwtsd.ac.uk.

Mae'r broses ar gyfer Adolygiad o’r Canlyniad yn cael ei chynnal gan rywun nad oedd yn ymwneud â'ch Cwyn wreiddiol - byddant yn annibynnol o’r Swyddog Achos a benderfynodd ar y Canlyniad gwreiddiol i'ch Cwyn.

Mae gennych chi hyd at 14 diwrnod ar ôl rhyddhau penderfyniad y Swyddfa Academaidd i wneud cais am Adolygiad o’r Canlyniad. Cysylltwch â ni am gyngor mor gynnar â phosibl yn y mater hwn.

Er mwyn 'ennill' yr Adolygiad o’r Canlyniad, byddai angen i chi fodloni un o'r 'seiliau' a restrir yn y Polisi Cwynion Myfyrwyr:

“18.2.1. anghysondeb yn y modd y cynhaliwyd y weithdrefn cwynion, sy’n ddigon i beri amheuaeth resymol na fyddai'r un penderfyniad wedi'i wneud pe bai hynny heb ddigwydd” - Gallwch wneud cais am Adolygiad o’r Canlyniad os gallwch chi ddangos na ddilynwyd y weithdrefn ar gyfer ymchwilio i’ch Cwyn (ym Mholisi Cwynion Myfyrwyr PCyDDS) yn gywir.

“18.2.2. bodolaeth tystiolaeth berthnasol newydd na allai'r myfyriwr, am resymau digonol, fod wedi’i darparu ynghynt yn y broses" - Gallwch wneud cais am Adolygiad o’r Canlyniad os oes gennych chi fwy o dystiolaeth nad oedd y Swyddfa Academaidd wedi’i hystyried. Fodd bynnag, byddai'n rhaid i chi ddangos hefyd bod gennych chi reswm da dros beidio â darparu'r dystiolaeth hon ar y pryd.

“18.2.3. nid oedd y canlyniad i’r gŵyn yn rhesymol o ystyried amgylchiadau’r achos” - Gallwch wneud cais am Adolygiad o’r Canlyniad os gallwch chi ddangos nad yw'r Canlyniad i'ch Cwyn yn rhesymegol nac yn deg. I ddangos hyn, byddai angen i chi wneud mwy na dim ond ailadrodd eich dadl wreiddiol - byddai angen i chi ddangos (er enghraifft) bod diffyg cyfatebiaeth rhwng y ffeithiau a gyflwynwyd gennych chi a ddaeth i'r amlwg yn yr ymchwiliad, a'r Canlyniad terfynol a gawsoch.

Ar ôl i chi wneud cais am Adolygiad o’r Canlyniad, dylech dderbyn ymateb terfynol y Brifysgol cyn pen 28 diwrnod. Cadwch lygad ar eich e-byst rhag ofn y bydd y Swyddog Achos yn cysylltu â chi i gael mwy o dystiolaeth neu eglurhad.

Mae un opsiwn arall ar ôl os yw eich Adolygiad o’r Canlyniad hefyd yn cael ei wrthod, neu os na allwch fodloni'r 'sail' ar gyfer Adolygiad o’r Canlyniad, ond eich bod yn dal i gredu eich bod wedi cael eich trin yn annheg. Gallwch gyflwyno Cwyn i Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol ar gyfer Addysg Uwch, sef corff cenedlaethol sy'n gallu cynnal ymchwiliad i brifysgolion yng Nghymru a Lloegr. Mae gennych chi hyd at 12 mis o ddyddiad terfynu eich achos yn PCyDDS i wneud cwyn o’r fath. I wneud hyn, bydd angen i chi ofyn am lythyr 'Cwblhau Gweithdrefnau' gan y Brifysgol, a dilyn y cyfarwyddiadau yma. Unwaith eto, gall Undeb y Myfyrwyr eich helpu gyda'r rhan hon o'r broses, felly mae croeso i chi gysylltu â ni am gymorth ac arweiniad pellach.