Pwrpas: Pwrpas y ddogfen hon yw egluro safon y gwasanaeth y gallwch ei ddisgwyl gan Wasanaeth Cynghori Undeb y Myfyrwyr, a'r hyn yr ydym yn ei ddisgwyl gan fyfyrwyr. Mae hefyd yn amlinellu cyfyngiadau'r gwasanaeth, a'r amgylchiadau lle gellir newid neu derfynu'r gwasanaeth.

 

Pwy all ddefnyddio'r gwasanaeth?

Gall myfyrwyr sy'n astudio yn PCyDDS ar hyn o bryd, neu Bartner Cydweithredol cofrestredig gysylltu â Gwasanaeth Cynghori Undeb y Myfyrwyr.

Gellir atgyfeirio myfyrwyr sy'n astudio yn un o Bartneriaid Cydweithredol PCyDDS i adran berthnasol y Partner Cydweithredol yn y lle cyntaf.

Gall darpar fyfyrwyr sydd â chynnig wedi'i gadarnhau yn PCyDDS gysylltu â'r Gwasanaeth Cynghori, ond gall y cymorth a gynigir fod yn gyfyngedig i ddarparu gwybodaeth ac arweiniad cyffredinol, egluro prosesau, a'r opsiynau sydd ar gael, neu gyfeirio at wasanaethau eraill.

Gall myfyrwyr y terfynwyd eu hastudiaethau, a adawodd eu hastudiaethau neu a raddiodd 18 mis neu fwy yn ôl gael eu cyfeirio at wasanaethau cymorth allanol eraill.

Nid oes gan fyfyrwyr sydd â’u hastudiaethau wedi’u hoedi hawl i gael mynediad at y Gwasanaeth Cynghori oni bai bod yr ymholiad yn ymwneud â dychwelyd i'w hastudiaethau.

 

Y gwerthoedd craidd sy'n diffinio ein gwasanaeth Cynghori yw ei fod yn Annibynnol, yn Gyfrinachol ac Am Ddim.  

• Am ddim: Rydym yn cynnig cyngor i holl fyfyrwyr PCyDDS am ddim.       
• Annibynnol: Rydym yn sefydliad annibynnol, ar wahân i'r Brifysgol. Mae'r cyngor a'r opsiynau a gynigiwn wrth drafod eich achos yn seiliedig ar eich buddiannau chi, nid rhai'r Brifysgol.    
• Cyfrinachol: Rydym yn ymdrin ag ymholiadau yn gwbl gyfrinachol, yn unol â'n Hysbysiad Preifatrwydd, y gallwch ei ddarllen yma. Nid oes gan neb y tu allan i dîm Cynghori Undeb y Myfyrwyr fynediad i'ch ymholiad. Efallai y bydd eich cynghorydd - mewn achosion eithriadol - am geisio cymorth gan Bennaeth Gwasanaethau’r Aelodaeth neu'r Prif Weithredwr. Dim ond os byddwch yn rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny y byddwn yn trafod eich achos â'r Brifysgol neu drydydd parti (ac eithrio mewn rhai sefyllfaoedd eithriadol, lle gallai fod rheidrwydd arnom i 'dorri cyfrinachedd', fel yr amlinellir isod).   

 

Ein nod yw cynnig safon uchel o gyngor proffesiynol. I'r perwyl hwn, rydym yn cynnig:

• Gwasanaeth prydlon: Byddwn yn ceisio ymateb i'ch ymholiad a'ch e-byst dilynol o fewn 3 diwrnod gwaith. Yn ogystal ag e-bost, gallwn drefnu apwyntiadau dros Microsoft Teams neu ffonio i drafod eich achos, er y gallai fod rhaid i chi aros yn hwy am apwyntiadau yn ystod cyfnodau prysur. 
• Gwasanaeth cefnogol: Byddwn yn eich trin ag urddas a pharch ac yn trafod eich achos gyda chi mewn modd anfeirniadol. Byddwn yn onest â chi am yr opsiynau sydd ar gael i chi, gan gynnwys ble gallai’r opsiynau hyn fod yn wahanol i’ch dewisiadau neu ddymuniadau personol.   
• Gwasanaeth cyfartal, amrywiol a chynhwysol: Yn unol â gwerthoedd Undeb y Myfyrwyr ac â’n rhwymedigaethau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, byddwn yn cynnig y safon gwasanaeth a amlinellir yn ein dogfen: Cyngor: Datganiad Gwasanaeth Cyfartal, Amrywiol a Chynhwysol. Os oes unrhyw addasiadau rhesymol y gallech fod eu hangen wrth gael eich cynghori, rhowch wybod i ni cyn gynted â phosibl fel y gallwn benderfynu beth yw’r fordd orau o hwyluso hyn.

 

Yr hyn rydym yn ei ddisgwyl gennych chi 

• Cadw mewn cysylltiad: Os oes diweddariadau i'ch achos, rhowch wybod i ni – gorau po gyntaf y byddwch yn rhoi gwybod i ni, fel y gallwn ni baratoi ar gyfer y 'cam nesaf'. Cofiwch, oherwydd ein bod ni'n annibynnol, nid ydym yn rhan o unrhyw benderfyniadau ynghylch eich achos.
• Bod yn agored ac yn rhagweithiol: Chi sydd i benderfynu faint o fanylion rydych chi'n dewis eu rhannu â ni. Fodd bynnag, allwn ni ond eich cynghori chi yn seiliedig ar yr hyn a ddywedwch wrthym – os oes manylion yn perthyn i'ch achos nad ydych wedi'u rhannu â ni, gallai hyn effeithio ar faint o gyngor y gallwn ei gynnig. Cofiwch fod terfyn amser yn berthnasol i lawer o brosesau’r Brifysgol, felly mae'n bwysig eich bod yn ymgysylltu â ni cyn gynted â phosibl, a hynny’n gyson.
• Parch i'n staff: Rydym yn darparu gwasanaeth tosturiol, ac felly rydym yn gofyn yr un safon o ymddygiad gennych chi wrth ymwneud â’n staff. Gall unrhyw ymddygiad sarhaus arwain at ddileu’r gwasanaeth. 
• Cadw at apwyntiadau: Gwyddom fod 'pethau'n digwydd' ac efallai y byddwch yn methu'ch apwyntiad. Fodd bynnag, os na allwch ddod i'ch apwyntiad, neu os ydych yn meddwl y byddwch yn hwyr, rhowch wybod i ni cyn gynted â phosibl. Fel hyn, gallwn wneud ein gorau i aildrefnu, neu gynnig y slot amser i fyfyriwr arall a allai fod yn aros.

 

Mewn sefyllfaoedd prin, rydym yn cadw'r hawl i: 

• Gofyn i chi gadarnhau pwy ydych chi – os, er enghraifft, nad ydym wedi gallu cadarnhau eich bod yn fyfyriwr PCyDDS ar sail y rhif myfyriwr neu fanylion cyswllt a ddarparwyd.  
• Newid eich cynghorydd – er enghraifft, os oes 'gwrthdaro buddiannau' rhwng eich achos chi ac achos myfyriwr arall y mae'r cynghorydd yn cynnig cymorth iddo. Yn y sefyllfaoedd hyn, rydym yn dilyn ein Cyngor: Polisi Gwrthdaro Buddiannau. 
• Torri cyfrinachedd – er enghraifft, os oes gennym bryderon difrifol iawn am eich diogelwch chi (neu rywun arall), efallai y bydd angen i ni gysylltu â'r Brifysgol neu wasanaeth proffesiynol.  
• Terfynu gwasanaeth – er enghraifft, os byddwch yn methu apwyntiadau dro ar ôl tro heb roi gwybod i ni, yn ymddwyn yn sarhaus tuag at eich Cynghorydd, neu'n peidio â chymryd camau cadarnhaol tuag at ddatrys eich achos.  

Ein nod yw eich galluogi i wneud y penderfyniadau sy'n iawn i chi.

 

Dyma’r gwasanaethau y gallwn eu cynnig fel arfer:

• Gwybodaeth am bolisïau, gweithdrefnau a rheoliadau’r Brifysgol. Gallwch ddod o hyd i'r wybodaeth hon ar wefan Undeb y Myfyrwyr.  
• Cyngor ar ddeilliannau posibl gwahanol ddewisiadau.
• Canllawiau ar sut y gallech chi gysylltu â'r Brifysgol i wella eich siawns o gael canlyniad llwyddiannus, yn seiliedig ar yr hyn rydych chi wedi'i ddweud wrthym am eich achos.
• Awgrymiadau ar sut y gallech chi wella eich siawns o ganlyniad llwyddiannus. Er enghraifft, efallai y byddwn yn awgrymu sut i wella eich datganiad wrth lenwi un o ffurflenni’r Brifysgol; pa dystiolaeth y gallech fod am ei chynnwys; neu sut y gallech strwythuro eich dadl mewn panel Prifysgol.  
• Gwybodaeth a chanllawiau cyffredinol ar gyfer ymholiadau ynghylch tai. Ni allwn ddod o hyd i lety ar eich cyfer chi, ond efallai y byddwn yn gallu eich darparu â chyngor a chymorth i helpu â’ch sefyllfa. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am lety a thai yma.
• Atgyfeirio neu gyfeirio at ffynonellau cymorth eraill os na allwn ddarparu gwasanaeth proffesiynol i chi ar gyfer eich achos.  

 

Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai y byddwn hefyd yn cynnig:

• Mynychu panel neu gyfarfod â’r Brifysgol gyda chi i ddarparu cefnogaeth. Fodd bynnag, ni fyddem fel arfer yn siarad yn y cyfarfod hwn.
• Cysylltu â staff y Brifysgol ar eich rhan. Fodd bynnag, byddem fel arfer yn disgwyl i chi geisio cysylltu yn gyntaf.  

 

Ni fyddem fel arfer yn:

• Cyfathrebu trwy drydydd parti heb ganiatâd ysgrifenedig ac uniongyrchol gennych chi. Lle bo modd i fyfyrwyr wneud hynny, rydym yn disgwyl cyswllt uniongyrchol â'r gwasanaeth. Mewn rhai amgylchiadau prin, efallai y byddwn yn anfon neges niwtral i roi gwybod i fyfyrwyr am y gefnogaeth sydd ar gael os yw aelod o staff neu sefydliad allanol wedi cysylltu â ni ar eu rhan.
• Cymryd camau gweithredu neu ddechrau proses Prifysgol ar eich rhan.  
• Siarad ar eich rhan mewn cyfarfod.
• Llenwi ffurflen neu ysgrifennu llythyr ffurfiol ar eich rhan.
• Cynghori ar faterion sy'n ymwneud ag Is-ddeddfau Undeb y Myfyrwyr – er enghraifft, pe baech yn dymuno gwneud Cwyn yn erbyn aelod o dîm swyddogion neu staff Undeb y Myfyrwyr.  

 

Cwynion am y Gwasanaeth Cynghori

Ein nod yw darparu'r gwasanaeth gorau posibl i chi.  Os ydych chi'n credu nad yw'r gwasanaeth rydych chi wedi'i dderbyn gan y Gwasanaeth Cynghori yn bodloni'r safonau yn y Cytundeb hwn, y cam cyntaf yw cael sgwrs gyda'ch cynghorydd i weld a allwch chi ddatrys y mater dan sylw. 

Os ydych yn dal i deimlo'n anfodlon, mae gennych yr hawl i ddilyn y Weithdrefn Gwyno, fel yr amlinellir yng Ngweithdrefnau Cwynion a Disgyblu Undeb y Myfyrwyr (Is-ddeddf Adran 12).   

Bydd y Gweithdrefnau hyn yn ymchwilio ac yn ystyried a yw'r Cynghorydd wedi bodloni'r safonau yn y Cytundeb hwn, a'r safonau a ddisgwylir gan staff Undeb y Myfyrwyr yn gyffredinol.  Ni fyddant yn ystyried cwynion yn erbyn y Gwasanaeth Cynghori os mai'r unig reswm dros eich cwyn yw eich bod yn anfodlon â chanlyniad eich achos neu benderfyniad y Brifysgol ynghylch eich achos.

 

Adborth am y Gwasanaeth Cynghori

Rydym yn cydnabod pwysigrwydd rhoi lle i bob myfyriwr rannu unrhyw adborth am y gwasanaeth a'r gefnogaeth y maent wedi'u derbyn. Os oes gennych chi adborth, gallwch chi ei gyflwyno'n ddienw yma: Adborth Gwasanaeth Cynghori Undeb y Myfyrwyr Defnyddir adborth yn rheolaidd i ddatblygu a gwella ein gwasanaeth cynghori, yn ogystal ag adrodd ar effaith.