Mae pob Clwb a Chymdeithas yn cynnal digwyddiadau cymdeithasol a theithiau yn ystod y flwyddyn er mwyn cael eu haelodau i ymgysylltu a’u hannog nhw i gymdeithasu. Bydd yr adran hon yn rhoi sylw penodol i’r agwedd gynllunio, gan edrych ar gyllidebau a hyrwyddo er mwyn eu gwneud y digwyddiadau hynny mor llwyddiannus â phosib. Rydym yn gobeithio y bydd y wybodaeth hon yn eich darparu â’r arfau angenrheidiol i gynllunio a chynnal amrywiaeth o wahanol ddigwyddiadau.

Cynllunio

I ddechrau, mae angen cynnal asesiad risg ar gyfer popeth sy’n cael ei drefnu gan glwb/cymdeithas sydd y tu allan i’r hyn mae myfyrwyr yn ei wneud fel arfer. Er y gall hyn ymddangos i fod yn dipyn o strach er mwyn i chi allu cynnal digwyddiad, dyma’r rhan bwysicaf o gynllunio. Er y bydd rhai gweithgareddau’n fwy peryglus na’i gilydd, rhaid cynnal asesiad risg ar gyfer pob gweithgaredd. Serch hynny, os yw’r gweithgaredd mae eich clwb/cymdeithas yn ei gynnal yn un sy’n digwydd yn rheolaidd, gallwch gwblhau un asesiad risg a’i ddefnyddio dro ar ôl tro, cyn belled â’i fod wedi cael ei gymeradwyo (caiff Asesiadau Risg eu hadolygu bob 12 mis).
Mae asesiadau risg yn ffordd wirioneddol bwysig o sicrhau bod pob agwedd o ddiogelwch pawb wedi cael eu hystyried, er mwyn osgoi unrhyw anafiadau a lleihau unrhyw risg yn ystod digwyddiadau. Caiff pob asesiad risg ei wirio gan y Cydlynydd Datblygu Myfyrwyr, ac mae staff yr UM wrth law i’ch helpu i gwblhau asesiad risg os ydych chi’n ei chael yn anodd neu os ydych chi'n ansicr am unrhyw beth.

Wrth fynd ati i gynllunio digwyddiad dylech feddwl am:

• Dyrannu cyfrifoldebau am wahanol dasgau o fewn eich pwyllgor er mwyn rhannu’r baich.
• Llogi’r Lleoliad - Dylech archebu eich lleoliad mewn da bryd. Ni ddylech hysbysebu digwyddiad heb drefnu’r lleoliad yn gyntaf. Os na wnewch chi hyn, gallai olygu straen a ffwdan i chi, yn ogystal â siom i aelodau’r clwb/cymdeithas os nad yw’r digwyddiad yn cael ei gynnal.
• Cyllideb - Os ydych chi’n bwriadu prynu nwyddau ar gyfer y digwyddiad, defnyddiwch gynllunydd cyllidol. Dylech nodi ymlaen llaw faint rydych chi’n bwriadu ei wario, ac yna gwirio gydag adran gyllid yr UM i sicrhau bod gennych chi ddigon o arian yn eich cyfrif. Os na wnewch chi hyn, peidiwch â bod ofn canslo digwyddiad; byddai’n well gennym ni eich bod chi'n gwneud hynny na bod y clwb/cymdeithas mewn dyled.
• Hyrwyddo - Mae hyrwyddo da yn allweddol i gynnal digwyddiad llwyddiannus. Gwnewch yn sicr bod aelodau cyfredol y clwb/cymdeithas yn cael eu hysbysu ymlaen llaw, fel eu bod nhw’n ymwybodol o’r digwyddiad - gellir gwneud hyn drwy Facebook, twitter, negeseuon testun, galwadau ffôn a.y.b. Ffordd arall dda o hysbysebu eich digwyddiad i fyfyrwyr newydd yw drwy ddosbarthu taflenni bach a phosteri o amgylch y campws, a pheidiwch â bod ofn gofyn i’r UM am help os ydych chi’n ansicr!
• Gwerthuso - Mae’n syniad da i chi werthuso’r digwyddiad ar ôl i chi ei gynnal; bydd hyn yn rhoi cyfle i chi gofnodi’r hyn a aeth yn dda a’r hyn nad oedd cystal, sy’n mynd i roi trosolwg i chi o sut i wella eich digwyddiadau yn y dyfodol. Byddai cyfarfodydd pwyllgor rheolaidd yn lle da i drafod hyn.

Mae hefyd yn werth nodi os ydych chi’n bwriadu cynnal digwyddiad oddi ar y campws, bydd y lleoliad/cwmni am i chi arwyddo rhyw fath o gytundeb gyda nhw. Os mai dyma yw’r achos, mae croeso i chi ddod â’r ddogfen i Undeb y Myfyrwyr i’w gwirio cyn arwyddo unrhyw beth; mae llawer o gwmnïau yn tueddu i ychwanegu costau, rhywbeth y gellir ei osgoi gydag ychydig o ofal.