Cynghori yn Undeb Myfyrwyr PCyDDS – Ein Hymrwymiad i Chi

Yr hyn y gallwch chi ei ddisgwyl gennym ni:

• Gwasanaeth prydlon:  Byddwn yn ceisio ymateb i’ch ymholiadau ac e-byst dilynol o fewn 3 diwrnod gwaith. Yn ogystal ag e-byst, gallwn drefnu apwyntiadau ar Microsoft Teams neu dros y ffôn i drafod eich achos, er y gallai fod rhywfaint o oedi yn ystod cyfnodau prysur.
• Gwasanaeth di-duedd:  Rydym yn fudiad annibynnol, ar wahân i’r Brifysgol. Mae’r cyngor rydym yn ei roi a’r opsiynau byddwn yn eu cynnig wrth drafod eich achos yn seiliedig ar eich buddiannau chi, nid rhai’r Brifysgol.  
• Gwasanaeth tosturiol:  Byddwn yn eich trin â pharch ac urddas, a byddwn yn trafod eich achos gyda chi mewn ffordd gwbl anfeirniadol. Byddwn yn onest â chi o ran yr opsiynau sydd ar gael i chi.
• Gwasanaeth cyfrinachol:  Byddwn yn ymdrin â’ch ymholiad yn gwbl gyfrinachol, yn unol â’n hoblygiadau o ran GDPR; gallwch ddarllen mwy amdanynt yma.  Ni fydd unrhyw un y tu allan i dîm Cynghori Undeb y Myfyrwyr yn gallu cael mynediad at eich ymholiad.  Mae’n bosib y bydd eich Cynghorydd – mewn achosion eithriadol – am geisio cymorth gan Bennaeth Gwasanaethau’r Aelodaeth neu’r Prif Weithredwr.  Mewn sefyllfa o’r fath, ni fyddwn yn crybwyll eich enw, a byddwn yn cyflwyno manylion eich achos yn ‘ddienw’.  Fyddwn ni ond yn trafod eich achos â’r Brifysgol neu drydydd parti os ydych chi’n rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny (ac eithrio mewn rhai sefyllfaoedd argyfyngus, lle mae’n bosib y bydd yn ddyletswydd arnom i ‘dorri cyfrinachedd’ – mwy o fanylion isod). 

Yr hyn rydym yn ei ddisgwyl gennych chi:

• Cadw mewn cysylltiad:  Os oes yna ddatblygiadau yn eich achos, rowch wybod i ni ar bob cyfrif – po gynted y byddwch chi’n rhoi gwybod i ni, y gorau y gallwn ni baratoi ar gyfer y ‘cam nesaf’. 
• Parchu ein staff:  Rydym yn darparu gwasanaeth tosturiol, ac o’r herwydd rydym yn gofyn am yr un agwedd o barch tuag at ein staff.  Mewn achosion lle caiff ein Cynghorwyr eu camdrin neu eu haflonyddu (yn gorfforol, yn eiriol neu mewn unrhyw ffordd arall) gall olygu bod y gwasanaeth yn cael ei atal.
• Cadw at apwyntiadau:  Rydyn ni’n gwybod bod ‘pethau’n gallu digwydd’ ac mae’n bosib y byddwch chi’n methu eich apwyntiad. Fodd bynnag, os na allwch chi gyrraedd eich apwyntiad, neu os yw’n debygol y byddwch chi’n hwyr, rhowch wybod i ni gynted â phosib os gwelwch yn dda. Fel yna, gallwn ail-drefnu, neu gynnig yr amser hwnnw i fyfyriwr arall a all fod yn aros. 
• Bod yn onest ac agored:  Chi sy’n dewis faint o fanylion rydych chi am eu rhannu â ni. Fodd bynnag, allwn ni ond eich cynghori ar sail yr hyn y byddwch chi’n ei ddweud wrthym – os oes manylion yn ymwneud â’ch achos nad ydych chi wedi’u datgelu, gallai hynny effeithio ar ansawdd y cyngor y gallwn ni ei gynnig. 

Mewn achosion prin iawn, cadwn yr hawl i:

• Newid eich Cynghorydd – os, er enghraifft, mae yna ‘wrthdaro o ran buddiannau’ rhwng eich achos chi ac achos myfyriwr arall mae’r Cynghorydd yn ei gynorthwyo.   
• Torri cyfrinachedd – os, er enghraifft, mae gennym ni bryderon difrifol ynghylch eich diogelwch (neu ddiogelwch rhywun arall), mae’n bosib y bydd angen i ni gysylltu â’r Brifysgol neu wasanaeth proffesiynol.
• Atal gwasanaeth – os, er enghraifft, y byddwch chi’n methu sawl apwyntiad heb roi unrhyw rybudd i ni, yn ymddwyn yn sarhaus tuag at eich Cynghorydd, neu’n peidio â chymryd camau cadarnhaol tuag at ddatrys eich achos. 

Ein nod yw eich grymuso i wneud y penderfyniadau sy'n iawn i chi.  Dyma’r gwasanaethau y gallwn eu cynnig fel arfer:

• Gwybodaeth am bolisïau, gweithdrefnau a rheoliadau’r Brifysgol.  Gallwch ddod o hyd i'r wybodaeth hon ar wefan Undeb y Myfyrwyr o dan 'Cyngor Academaidd'.  
• Cyngor ar ddeilliannau posibl gwahanol ddewisiadau.
• Arweiniad ar sut y gallech fynd at y Brifysgol i wella'ch siawns o ganlyniad llwyddiannus, yn seiliedig ar yr hyn yr ydych wedi'i ddweud wrthym am eich achos.
• Awgrymiadau ar sut y gallech wella eich siawns o ganlyniad llwyddiannus.  Er enghraifft, efallai y byddwn yn awgrymu sut i wella eich datganiad wrth lenwi un o ffurflenni’r Brifysgol; pa dystiolaeth y gallech fod am ei chynnwys; neu sut y gallech strwythuro eich dadl mewn panel Prifysgol.  
• Eich cyfeirio at ffynonellau cymorth eraill, os na allwn ddarparu gwasanaeth proffesiynol i chi ar gyfer eich achos.  

Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai y byddwn hefyd yn cynnig:

• Mynychu panel neu gyfarfod y Brifysgol gyda chi i ddarparu cefnogaeth.  Fodd bynnag, ni fyddem fel arfer yn siarad yn y cyfarfod hwn.
• Cysylltu â staff y Brifysgol ar eich rhan.  Fodd bynnag, byddem fel arfer yn disgwyl i chi geisio cysylltu yn gyntaf.  

Ni fyddem fel arfer yn:

• Gweithredu neu gychwyn proses yn ymwneud â’r Brifysgol ar eich rhan.  
• Siarad ar eich rhan mewn cyfarfod.
• Llenwi ffurflen neu ysgrifennu llythyr ffurfiol ar eich rhan.

Ein nod yw eich darparu â’r gwasanaeth gorau posib. Os ydych chi’n credu nad yw’r gwasanaeth rydych chi wedi’i dderbyn gan y Gwasanaeth Cynghori yn bodloni’r safonau yn yr Ymrwymiad hwn, y cam cyntaf yw cael sgwrs gyda’ch cynghorydd i weld os gallwch chi ddatrys y mater hwn.

Os ydych chi’n anfodlon o hyd, mae gennych chi’r hawl i ddilyn y Weithdrefn Gwynion, fel yr amlinellir yn nogfen Gweithdrefnau Cwynion a Disgyblaeth Undeb y Myfyrwyr (Is-Ddeddf Adran 12). 

Bydd y Gweithdrefnau hyn yn archwilio ac yn ystyried a yw’r Cynghorydd wedi bodloni’r safonau yn yr Ymrwymiad hwn, ynghyd â’r safonau a ddisgwylir gan staff Undeb y Myfyrwyr yn gyffredinol. Ni fyddant yn ystyried cwynion yn erbyn y Gwasanaeth Cynghori os mai’r unig reswm a roddir yw’r ffaith eich bod yn anfodlon â deilliannau eich achos neu benderfyniad y Brifysgol ynghylch eich achos.